برای اخذ تأییدیه، در قدم اول ضروری است طرح یا پروپوزال تحقیق و توسعه خود را تهیه کرده و همراه با مدارک و مستندات مربوط در سامانه مشخص شده توسط معاونت علمی و فناوری بارگذاری نمایید. این مستندات، معمولاً شامل جزییات فنی طرح، برآورد هزینه‌ها، برنامه زمان‌بندی، فهرست اعضای تیم تحقیق و توسعه و اسناد مالی است. پس از بررسی و ارزیابی کارشناسان ذی‌ربط در معاونت علمی و فناوری و در نهایت تأیید شورای راهبری فناوری‌ها و تولیدات دانش‌بنیان، و تأییدیه رسمی صادر خواهد شد.